Stara zasada mówi, że nie można zaoszczędzić czasu, można go jedynie inaczej wykorzystać. Tajemnica dobrej organizacji czasu polega więc nie tylko na planowaniu, ale na sztuce dokonywania wyborów. Co jest dla mnie priorytetem, a co ma drugorzędne znaczenie, a bez czego w ogóle mogę się obejść? Jeśli czujesz, że Twoja doba jest notorycznie pozbawiana kilku godzin w jakiś tajemniczy, niezrozumiały sposób, a listy zadań ciągną się jeszcze od zeszłego roku, to może jest to znak, że masz problem z decyzyjnością i organizacją. Poniżej przedstawiamy sprawdzone sposoby, aby to zmienić.
1. Matryca zarządzania czasem- Stephen Covey w swojej książce z 1989 roku zatytułowanej „7 nawyków skutecznego działania” sugeruje, że zadania należy kategoryzować (a następnie nadawać im priorytety) według ich ważności i pilności. Najpierw wykonujemy zadania pilne i ważne, następnie ważne, ale niepilne- tutaj należy zarezerwować odpowiedni czas na ich wykonanie tak aby nie zaburzały realizacji tych pierwszych. Trzecim rodzajem są zadania pilne, ale nieważne i nadają się one do delegowania dla innych, a ostatnie w hierarchii są niepilne i nieważne- należy się nimi po prostu nie przejmować.
2. Planowanie- z wykorzystaniem list, notatników, kalendarzy, zakreślaczy itd. Tworzenie list ma to do siebie, że dodatkowo motywuje do zrobienia rzeczy zawartych w liście. Daje to ten szczególny i ceniony przez wielu moment satysfakcji, kiedy skreśla się konkretną rzecz. Pomocne są zarówno listy codzienne (najlepiej wykorzystujące matryce zarządzania czasem) oraz listy tygodniowe, miesięczne i roczne- co chcemy zrobić w określonym czasie, aby osiągnąć nasze cele. Dodatkowym sposobem jest wykorzystanie różnych kolorów, aby nadać właściwą rangę poszczególnym priorytetom.
3. Sekwencja działań- najważniejsza jest tu tzw. zasada dwóch minut- jeśli jakieś zadanie zajmie naprawdę mało czasu to nie warto wpisywać go na listę. Należy zrobić je od razu. Pozbawiamy się dodatkowego stresu w postaci myśli z tyłu głowy, że muszę zrobić jeszcze to a to. Tak samo zaczynając realizować zadania w danym dniu najlepiej zacząć od tych najtrudniejszych, wymagających najwięcej uwagi i wysiłku. Często porównuje się siłę woli do mięśnia, który męczy się w ciągu dnia. Myśląc zdroworozsądkowo, kiedy będziemy mieć więcej samozaparcia, aby zabrać się za pilną rzecz, które nie chcemy zrobić? W momencie, kiedy będziemy już po kilku małych zadaniach, czy kiedy jesteśmy całkiem świeży z rana i pełni energii? Taka prokrastynacja najważniejszych a zarazem trudnych zadań jest źródłem niepotrzebnego stresu w ciągu dnia a nawet tygodnia, ponieważ i tak wiemy, że musimy się nim zająć, opóźniamy tylko ten moment.
4. 100% uwaga- wybierając jedną najtrudniejszą rzecz, najlepiej poświęcić jej całą naszą uwagę i nie odciągać się innymi nagłymi obowiązkami. Kiedy zaczniesz już je robić to zauważysz przypływ energii, która doda Ci motywacji i chęci do dalszej pracy. Zazwyczaj w tym momencie okazuje się, że te zadanie nie jest aż tak straszne jak nam się na początku wydawało. Poczujesz bardziej pozytywne nastawienie i większą pewność siebie. Szczęście towarzyszące ukończeniu tego zadania rozleje się na cały dzień!
5. Zidentyfikowanie prywatnych „złodziei czasu” – czyli wszystko to co na co dzień utrudnia efektywne wykonywanie zadań i obowiązków. Każdy ma swoje indywidualne sposoby marnowania czasu, najpopularniejsze to: scrollowanie mediów społecznościowych, brak asertywności, brak priorytetów, niezdolność do delegowania zadań, chęć zrobienia wszystkiego na raz, wybieranie najprostszych zadań i prokrastynacja najpilniejszych.
Dzięki wdrożeniu powyższych sposobów kompletnie przeorganizujesz swój plan dnia jak i podniesiesz efektywność wykonywanych zadań. Pamiętaj, że mnogość obowiązków nie zawsze jednak związana jest z problemem organizacyjnym. Może wynikać z głębszego konfliktu ustalania życiowych priorytetów.