Efektywna komunikacja uważana jest za taką, kiedy nadawany komunikat zostanie odebrany i zrozumiany dokładnie tak, jak chciał tego nadawca. Wrażenie i znaczenie komunikatu powinno być jednoznaczne z naszymi intencjami. Jednakże często zdarza się, że to co chcemy przekazać, zostaje opatrzenie bądź źle odebrane. Chwalimy kogoś mając nadzieję zdobyć bądź podtrzymać zaufanie i sympatię, a stwarzamy niezręczną sytuację, w której nasz partner czuje się zawstydzony. Bezskutecznie próbujemy zasugerować komuś, że nie cieszymy się jego towarzystwem. Wydajemy zdecydowanym głosem polecenia w pracy, a zespół wciąż traktuje je jako luźne propozycje. Dlaczego tak się dzieje?
Efektywna komunikacja jest pojęciem szerszym i zawiera o wiele więcej niż sam komunikat. Obejmuje postawę zainteresowanego słuchacza, empatię, asertywne i jasne wyrażanie emocji i opinii, poszanowanie dla odczuć rozmówcy, świadomość wpływu oczekiwań, potrzeb i postaw partnerów interakcji, a przede wszystkim zdolność przewidywania możliwych reakcji odbiorcy. Postawa zainteresowanego słuchacza to okazywanie rozmówcy uwagi i zrozumienia. Wyrażamy ją poprzez werbalne komunikaty typu: „aha”, „tak” oraz kanałem niewerbalnym poprzez lekkie potakiwanie głową, nieznacznie wychyloną pozycję ciała w stronę partnera i nieco otwarte usta sygnalizujące gotowość do rozmowy. Szczególnie przydatną techniką okazywania zainteresowania jest parafrazowanie, czyli powtarzanie najistotniejszych treści wypowiedzianych przez rozmówcę, ale swoimi słowami. Zazwyczaj parafraza rozpoczyna się od stwierdzenia: „jeśli dobrze cię zrozumiałem to…”, albo „z tego co mówisz to…”. Empatia z kolei pozwala na łatwe i szybkie odczytywanie stanów emocjonalnych innych ludzi, co przekłada się na lepsze wyczucie czasu i miejsca zarezerwowanych dla konkretnych komunikatów. W skutecznej komunikacji szczególnie ważny jest wybór właściwego kontekstu społecznego. Kiedy widzimy, że nasz rozmówca jest przygnębiony, a my chcemy poruszyć poważny temat, lepiej będzie najpierw okazać wsparcie i może zaczekać na inny moment.
Świadomość postaw i oczekiwań likwiduje główne bariery komunikacyjne między rozmówcami. Znajomość odrębnych wartości i odmiennych ocen pozwala na uniknięcie niepotrzebnych konfliktów przy porozumiewaniu się. Jednakże szczególną rolę odgrywa umiejętność przewidywania możliwych reakcji. Wiąże się ona z wyobraźnią społeczną i wrażliwością. Uważny adresat wie, że pochwała nie zawsze zdobywa zaufanie, a publiczna nagana skazuje na utratę sympatii. Potrafi on przewidzieć skutek swojego komunikatu i prawdopodobny stan jaki wywoła w swoim rozmówcy. Możliwe jest to dzięki próbnej identyfikacji- staramy się eksperymentalnie „wczuć” w partnera interakcji i niejako spojrzeć jego oczami na całą sytuację. Na przykład wyrażając aprobatę słowami: „dobrze, że to zrobiłeś, dobry z ciebie pracownik” do starszego kolegi w pracy, możemy przewidzieć, że uzależniając nasz szacunek od konkretnego czynu traktujemy go „z góry”. Reakcją obronną będzie zaprzeczenie i nieprzyjęcie komplementu. Wyrażając komunikaty oparte o emocje, warto zwracać się za pomocą „ja” np. „twoje komentarze sprawiają, że czuję się niekomfortowo, chcę żebyś ich zaprzestał”. W ten sposób unikamy oceniania rozmówcy, nie wygłaszamy prawd obiektywnych typu „jesteś chamski”, a jednocześnie wyznaczamy granice za pomocą jasnego niekrzywdzącego komunikatu.
To właśnie komunikacja odpowiada za nasze relacje i ich jakość. Należy pamiętać, że uczestników komunikatu jest co najmniej dwóch, co oznacza, że zdrowa i efektywna komunikacja jest odpowiedzialnością zarówno nadawcy jak i odbiorcy komunikatu. Każdy z nas może obserwować swój proces komunikowania się i pracować nad jego efektywnością.